Ongebruikte vliegtickets zijn een stille aderlating voor het reisbudget van bedrijven. Ze vervallen, worden niet opgeëist en glippen vaak door de mazen van handmatige trackingsystemen. Voor AerCap Singapore was dat de realiteit, totdat een gestructureerd auditproces deze verliezen omzette in teruggevorderde inkomsten.
Het probleem: Terugbetalingen verloren in het systeem
AerCap, een wereldwijde leider in luchtvaartleasing, liep geld mis op ongebruikte vliegtickets. De boosdoeners: gefragmenteerde gegevens, handmatig bijhouden en een gebrek aan inzicht in vervaldata. Zonder gecentraliseerd systeem om ongebruikte tickets te controleren, werden restituties routinematig gemist.
Dit was geen klein lek. Het was een terugkerend financieel verlies.
De oplossing: Kwartaalcontroles, geen administratieve rompslomp
BCD Travel Singapore kwam met een pragmatische oplossing: een driemaandelijks auditproces om de waarde van ongebruikte tickets vast te stellen en terug te vorderen. De aanpak was eenvoudig maar effectief:
- Elk kwartaalsystematische controle van alle ongebruikte tickets
- Gedetailleerde rapportage over ticketstatus, in aanmerking komende restitutie en waarde
- Verwerking van restitutie binnen 4-8 weken
- Op prestaties gebaseerde prijzen – klanten betalen alleen voor succesvolle terugbetalingen
Er was geen handmatige opvolging. Geen achtervolging van luchtvaartmaatschappijen. Geen uitputting van interne middelen.
Het resultaat: Meer dan US$224K teruggevorderd in één jaar
Alleen al in 2024 heeft AerCap meer dan US$224.000 aan restituties teruggevorderd – geld dat anders verloren zou zijn gegaan. Het proces vereiste geen extra personeel, geen nieuwe software en geen verstoring van bestaande workflows.
“De oplossing van BCD heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we ongebruikte tickets beheren, waardoor we veel tijd en moeite besparen en restituties terugkrijgen die anders verloren zouden zijn gegaan”, aldus Gail McCarthy, Travel Manager bij AerCap.
Waarom dit belangrijk is
Volgens IATA worden wereldwijd 10% van de vliegtickets ongebruikt, wat neerkomt op meer dan 10 miljard dollar aan potentiële verliezen per jaar. Voor bedrijven die veel reizen, is de financiële winst van het terugvorderen van deze fondsen aanzienlijk.
“Ons doel is om het beheer van reiskosten voor onze klanten te vereenvoudigen. Met deze proactieve aanpak zorgen we ervoor dat geen enkel ongebruikt ticket onopgemerkt blijft, waardoor potentiële verliezen worden omgezet in kostenbesparende mogelijkheden”, aldus Richard Mo, directeur Program Management bij BCD Travel Asia Pacific.